Sahaya gelen boru, henüz kullanılmadığı sırada ürün tanımı ve erişilebilir durumu yönünden incelenebilir. Teslim evrakı hangi parçanın getirildiğini açıklamaya yardım eder. Gövde ve uçta görülmüş bir durum varsa bu bilgi uygulama öncesine ait olarak kaydedilir. Böyle bir kayıt, ürünün sonradan hangi güzergâhta yerleştirildiğini veya uçlarının nasıl bir araya geldiğini göstermez. Tedarik aşamasında elde edilmiş fotoğrafların yerinde kurulan hattın fotoğraflarıyla karıştırılmaması önemlidir. Bir malzemenin sahada bulunması onun mutlaka kullanıldığını da anlatmaz. Kullanılmadan kalan parça, değişen tercih nedeniyle geri giden ürün veya başka iş için alınmış malzeme gerçek uygulama listesinde ayrı tutulabilir. Bu bilgiler malzeme hareketini döşeme sonucundan ayırır.
Yerleştirilen gövde için edinilen kayıt ise gerçek uygulama yerine bağlanır. Yeni parçanın hangi iki uca ulaştığı, birleşim için hangi ürünün kullanıldığı ve görülebilen çevrenin hangi aşamada açık olduğu bu kayıtta anlam kazanır. Sevk belgesiyle uygulama kaydı aynı dosyada saklanabilir ancak tarihlerinin ve görevlerinin açıklanması gerekir. Sipariş değişikliği yaşanmışsa ilk alınan ürünün özellikleri, son kullanılan borunun özellikleri gibi anlatılmamalıdır. İş sahibinin teslimde sorabileceği somut konu, eldeki ürün belgesiyle uygulanan kesim arasında nasıl ilişki kurulduğudur. Yalnız bir sıra boru fotoğrafı yeni hattın son alıcıya bağlandığını kanıtlamaz. Gerçek bağlantıya ait gözlem veya açıklama ayrıca aranır. Böylece temin edilmiş malzemenin sayımı, hattın uygulama ve kontrol sonucuna yanlışlıkla dönüşmez.
Parça üzerindeki tanımlayıcı işaretle uygulama kaydı arasında ilişki kurulabiliyorsa aynı ürünün hangi bölümde kullanıldığı daha açık anlatılabilir. Birden fazla parti veya farklı uç biçimi sahaya gelmişse yalnız ilk teslim fotoğrafını bütün yeni gövdelere yaymak doğru olmaz. Profesyonelin gözleminde ele alınan uç hasarı da hangi parçaya aitse o ürünle ilişkilendirilir. Sonraki tedarikte getirilen başka boruya aynı durum aktarılmaz. Depolama veya sevk sırasında görülen durum hakkında yapılması gereken değerlendirme, döşeme sonrasının bulgusuyla karıştırılmamalıdır. İş sahibinin elindeki fatura, ürün tanımı ve uygulama yeri bu nedenle farklı bilgiler olarak yan yana saklanabilir. Evrakın bulunması yerinde gözlemin eksik kısmını doldurmaz. Uygulanan ürüne ait bilgi yoksa yalnız sahada görülmüş benzer parçanın fotoğrafıyla bu eksik giderilmiş gösterilmez. Gerçek son ürün belgesi temin edildiğinde kayıt da ait olduğu kesimle güncellenebilir.