Eski dosya çatı, açık saha veya belirli giriş için alınmış bilgi içerebilir. Belgenin hangi dönemi ve ürünü anlattığı öğrenilir. Bugünkü başvuru farklı konuma aitse eski olumlu kayıt aynı yeni kontrol yerine geçmez. İşletme sonradan gerçekleşmiş kaplama, kullanım veya donanım değişimini paylaşır. Henüz yapılmamış plan bugünkü uygulanmış saha değildir. Profesyonel değerlendirme çizimi erişilmiş ürünle eşleştirir. Bir işaretin bulunması bütün bağlantıların araştırıldığı anlamına gelmez. Görülmeyen devam uygun veya aynı kusurla açıklanmış diye yazılmaz. Yeni teklif hangi sorunun edinilmiş bilgiden, hangisinin gereken ek araştırmadan geldiğini gerçek alan sınırında anlaşılır tutmalıdır.
Araştırmada dosyadan farklı bir ürün bulunduğunda seçilmiş uygulama yeniden görüşülebilir. Fiziksel gerekçe açıkça anlatılır. Belge yokluğu tek başına bütün fabrika çevresini yenileme kararını oluşturmaz. Buna karşılık eski dosyanın varlığı bugünkü gizli koşulları tamamlanmış bilgi haline getirmez. Müşteri gizli hattı kişisel kazıyla doğrulamaya yönlendirilmez. Nihai kayıt gerçek kullanılan yol ve malzemeyi gösterir. Konuşulmuş alternatif uygulanmış ürün gibi dosyada kalmaz. Yapım ve kontrol bilgisi kendi tarihlerine bağlanır. Bu ayrım sonraki sağlayıcının hangi girişin korunmuş, hangi aralığın yeni ve hangi bölgenin halen araştırılmamış olduğunu belirsiz genel yağış sistemi adı yerine ürün üzerinden görüşmesini sağlar.