Bakım başlamadan önce bilinen blok çıkışları ve erişimler bir araya getirilebilir. Eski proje, önceki kamera kaydı, temizlik faturası ve rögar konumları farklı ayrıntılar taşıyabilir. Bunlar sahadaki gerçek sistemle eşleştirilmeden güncel envanter sayılmaz. Kayabaşı'ndaki bir site başvurusunda blok adlarının ve girişlerin paylaşılması kayıt karışıklığını azaltabilir; yer adından belirli bir kolektör düzeni varsayılmaz. Aynı bahçede görülen iki kapağın aynı boruya hizmet ettiği de yalnız yakınlıkla söylenmez. Bakım ekibi hangi erişimden hangi kola ulaşabileceğini araştırır. Yönetimin elindeki bilgiler, mevcut durumun kontrolüne başlangıç sağlar. Eksik güzergâh araştırılacak ayrı konu olarak görünür tutulur.
Bir bakım listesinde yalnız kuyu sayısı yazması müşterinin neye hizmet aldığını anlamasına yetmeyebilir. Kontrol noktası bir blok, yol veya tanınabilir ortak alanla ilişkilendirilebilir. Her noktanın önceki kayıttaki adı korunmuşsa farklı ziyaretleri karşılaştırmak kolaylaşır. İsim değişmişse eski ve yeni tanım eşleştirilir. Yönetim değişikliğinde kaybolan sözlü bilgi, aynı kapağın sonraki incelemede başka hat sanılmasına neden olabilir. Bu yüzden erişim konumu ve bağlı kullanıcılar mümkün olduğu ölçüde açıklanır. Kayıtta bilinmeyen bağlantı için kesin bir yapı adı yazılmaz; araştırılacak olarak gösterilir. Güncel bakım dosyası, bütün gizli boruların ölçülmüş olduğu iddiası yerine hangi parçanın gerçekten tanındığını anlatmalıdır.
Yeni bir erişim bulunmuşsa onun mevcut listedeki hangi hattın devamı olduğu araştırılır. Aynı noktaya farklı yıllarda verilmiş isimlerin tek kontrol bacasını temsil ettiği görülebilir; bunun karşılığında benzer ad taşıyan iki ayrı yer de bulunabilir. Fotoğrafların çevredeki tanınabilir yapı elemanıyla eşleştirilmesi bu belirsizliği azaltabilir. Teknik kayıtta gerçek ölçü varsa kullanılan referans açıklanır. Yönetim fotoğraftan kesin boru boyu üretmez. Envanter güncellenirken bulunan konum, ulaşılmış bağlantı ve henüz doğrulanmamış devam ayrı gösterilir. Bu hazırlık, bakımın bütün yeraltı sistemini eksiksiz haritaladığı sözü değildir. Eldeki bilginin sınırını ortaya koyarak sonraki araştırmaya daha doğru bir başlangıç sağlar.