Bir başvuruda yalnız kötü koku var demek yerine hissedilen yeri tanınabilir biçimde söylemek yararlıdır. Giriş holü, zemin kattaki tuvalet, otopark kapısı veya bahçe oturma alanı farklı araştırma başlangıçları oluşturur. Aynı gün içinde değişen konumlar ayrı anlatılır. Kokuyu fark eden kişi, bunu duymak için yüzünü gidere veya kapağa yaklaştırmaz. Normal kullanımda güvenli bir yerde fark edilmiş olay aktarılır. Başakşehir'de çok girişli bir yapının adresi verilirken ilgili kapı ve kat da belirtilirse araştırılacak hacim karışmaz. Bir tesisatın bulunduğu oda ile şikâyetin ortaya çıktığı komşu hacim farklı konumlar olarak kaydedilebilir.
Saat bilgisi, o sırada çalışan mutfak veya banyo ve dış hava koşulu ilk görüşmeye bağlam sağlar. Bu bilgiler tek başına kesin teşhis değildir; araştırmanın hangi olayı karşılaştıracağını gösterir. İşletme açıldığında başlayan koku ile günlerdir boş duran bir odada fark edilen koku aynı kullanım düzenine sahip olmayabilir. Daha önce yapılan temizlik, parça değişimi veya kaplama işi de anlatılır. Kokunun temizlik ürünleriyle bastırıldığı zamanlar varsa bunlar olayın ortadan kalktığı gibi kaydedilmez. Araştırma için kullanıcının şikâyeti yeniden oluşturması istenmez. Eldeki doğal gözlemler, uzman incelemesinin başlangıç bilgisi olarak değerlendirilir.
Birden çok kişinin aynı dosyaya bilgi eklediği durumda, gözlemin hangi kişiden ve hangi konumdan geldiği de korunabilir. Güvenlik görevlisinin dış girişte fark ettiği olayla bir daire sakininin iç banyoda bildirdiği şikâyet ayrı satırlarda tutulur. Biri diğerinin kesin doğrulaması olarak yazılmaz. Yapıda sonradan kapanmış bir servis odası veya yer değiştirmiş mutfak varsa güncel kullanım planı paylaşılır. Eski oda adını kullanan tarif yeni erişim noktasını göstermeyebilir. İlk görüşmede bunlar anlaşılırsa uzman yanlış hacimde incelemeye başlamaz. Müşteri ayrıntılı teknik rapor hazırlamak zorunda değildir; günlük kullandığı alanları açık tarif etmesi yeterli başlangıç sağlar. Ekibin araştırmada doğruladığı bilgi sonrasında bu ilk anlatımla eşleştirilir.