Bahçedeki birikintinin nereden geldiğini henüz bilmiyorsanız bunu açıkça söylemek keşfi kolaylaştırır. İlk fark edilen yer kapak çevresi, duvar dibi, ağaçlık bölüm ya da yürüyüş yolundaki açıklık olabilir. Görülen suyun pis su olduğu yönündeki şüphe, olay sırasında kullanılan giderler ve kokunun fark edildiği zamanla birlikte aktarılır. Yalnız renk veya koku üzerinden kesin bir boru arızası tanımlanmaz. Uzak ve güvenli konumdan alınmış mevcut görüntü varsa, taşmanın başlangıç yeri ile sonradan kapladığı alan ayrı gösterilir. Kirlenen alana girerek fotoğraf çekmek veya kuyuyu açmak başvuru için gerekli değildir. Açık bir tarif, ekibin hangi erişim noktasına önce bakacağını belirlemesine yardımcı olur.
Adresin giriş biçimi de bu görüşmenin parçasıdır. Bahçe kapısının araç yaklaşımına uygunluğu, ortak yolun kullanımı, kilitli teknik bölüm ve yöneticiye ulaşma bilgisi paylaşılır. Birikintinin yanında elektrik donanımı, açık çukur ya da gevşemiş kaplama görülüyorsa bölgeye yaklaşılmadan bildirilir. Çocukların ve diğer kullanıcıların kirli suyla temasını önlemek için etkilenen yol kullanımdan ayrılır; teknik müdahaleyi ekip planlar. Daha önce yapılan çekim, açma veya parça değişimi varsa tarih ve mümkünse iş belgesi hazırlanır. Böylece yeni hizmet yalnız son görülen suyu esas almaz; önceki işlemin hangi hattı kapsadığı da araştırılabilir. Başvurudan beklenen sonuç, nedeni önceden ilan etmek değil, değerlendirmeye elverişli bir olay kaydı oluşturmaktır.