Koku bildiriminin hangi hacimde, ne zaman ve hangi normal kullanım sırasında fark edildiği görüşmede öğrenilir. Banyo, merdiven boşluğu, bodrum veya açık bahçe farklı başlangıç noktalarıdır. Kullanıcı kendi gözlemini aktarabilir; başkasının anlattığı olay ayrı belirtilir. İlk fark edilen yerle daha sonra hissedilen alanın sırası önemli olabilir. Yağış, rüzgâr veya mekanik havalandırmanın bilinen çalışma durumu ek bağlam sağlar. Saat kesin hatırlanmıyorsa yaklaşık zaman olduğu açıklanır. Bu hazırlık, kokunun adını bir gazın kesin kimliği olarak kullanmak yerine olayın gerçek koşullarını tanıtır. Teknik ekip araştırma sorusunu bu bilgilerle kurabilir; hissedilen konumun hangi gider ve hava yoluyla ilişkili olabileceği değerlendirilir.
Basit olay notunda hacim adı, tarih ve bilinen kullanım bulunabilir. Birden çok bildirim varsa her biri kendi koşuluyla saklanır. Örneğin yalnız sabah kullanılan bir hizmet bölümündeki olay ile gün boyu açık ortak alandaki bildirim aynı satıra sıkıştırılmaz. Teknik ekip bu bilgileri bina düzeniyle karşılaştırır. Yeni müdahale yapılmışsa tarihi ve yeri çizelgeye katılır. Böylece belirtiyle yapılan faaliyet arasındaki ilişki görüşmede tanınabilir. Müşteri araştırma için hangi bilgiyi paylaşacağını bilir. Dosya, bir tahmini ispatlamak amacıyla seçilmiş örneklerden oluşmak yerine farklı zamanlarda güvenle fark edilen durumları içerir; inceleme bunların benzerlik ve farklarını öğrenerek hazırlanır.